leop-art.ru

О море спрашивай у рыбаков.

Японская пословица.

Разберем основные ошибки, совершаемые компаниями при подготовке и проведении BTL-акций, чтобы не наступать на грабли, которые стукнули по лбу уже кого-то другого, а найти пути обхода таковых.
Проведение BTL-мероприятия происходит в несколько этапов:
— планирование;
— разработка идеи;
— воплощение идеи;
— проведение мероприятия;
— анализ результатов.
Для каждого из этапов характерен свой набор действий.

Ошибка 1. Выбор подрядчика.
На данном этапе два сложных момента.
Первый — проводить BTL-мероприятие своими силами, и, как результат, скомкать все этапы проведения мероприятия и собрать все 10 ошибок, которые рассматриваем в этом материале, на своем мероприятии.
И второй — не серьезно подойти к выбору подрядчика. Для решения второй задачи необходимо работать с уже проверенными партнерами, если таковых не имеется, то подходить тщательно к выбору подрядчика.
Оценивать компанию-подрядчика следует по:
— времени присутствия на рынке;
— объему предоставляемых услуг (комплексное предоставление услуги не только экономит время, затраченное на подготовку и проведение мероприятия, но также сказывается на общем бюджете в меньшую сторону);
— отзывам клиентов, которые уже работали с этой компанией;
— соотношению цена-качество.
Ошибки на этапе выбора подрядчика являются основными, именно от этого этапа зависит дальнейшее взаимодействие и процедура проведения и оценки мероприятия. Если для дома плохо заложить фундамент, то по стенам могут пойти трещины, лопнуть окна и не открываться двери.

Ошибка 2. Цели проекта.
Собственно еще одна грубая ошибка начального этапа — это НЕопределение целей проекта. Отсутствие ответов на вопросы: «Какие задачи должно решить мероприятие?», «Как измерять результат?», «Какие проблемы есть у компании, которые можно решить мероприятием?». Если изначально не определиться, чего хочет заказчик в качестве результата, то можно вообще ничего не получить. Если ты не знаешь, в каком направлении идти, то сложно предположить, куда ты в итоге придешь.

Ошибка 3. Бюджет.
Бюджет мероприятия должен быть заложен совместно с определением целей. Очень важно не пропустить этот этап, поскольку перед компанией-разработчиком задача будет поставлена расплывчато. Агентство может предложить акцию, которую фирма просто не вытянет по бюджету, и проект придется переделывать. Нам хорошо известно высказывание: деньги должны приносить деньги, но выше головы не прыгнешь и лучше заранее определять бюджет, в который необходимо вписаться.

Ошибка 4. Расчет времени на подготовку.
Проведение BTL-акций — процесс не одного дня. Ни в коем случае нельзя упускать этап планирования и непосредственной подготовки к акции. Прежде всего, необходимо правильно расставить сроки, а не требовать от подрядчиков «организовать BTL-мероприятие за 2 дня».
Лучше всего определять сроки с запасом для тех действий, которые этот запас могут потребовать.

Ошибка 5. Подбор и подготовка промоперсонала.
Если подбором персонала занимается агентство-подрядчик, то на этом этапе риски минимальные — у агентства есть своя база промоутеров, с которыми они уже работали и которых видели в деле. Даже если базы нет, агентства знают по каким критериям выбирать необходимый персонал. Если подбором персонала занимается фирма-заказчик, то тут черных дыр не избежать — промоутеры просто могут не выйти на точки, акцию будет некому проводить.
Персонал должен быть подготовлен к акции, владеть механиками проведения и знать всю необходимую информацию, чтобы ответы на вопросы участников были составлены и даны грамотно. Если на акцию вывести не подготовленный персонал, то этим можно испортить впечатление не только о самой акции, но и о компании, бренд которой размещен на всех материалах для акции.

Ошибка 6. Сценарий проведения.
У промоперсонала должен быть четкий сценарий проведения акции, прописаны все речевые ролики, а том числе и ответы на часто задаваемые вопросы. Если каждый сотрудник начнет говорить, как он думает и чувствует, то впечатление о компании испортится. Тем более персонал может в стрессовой ситуации не подобрать нужных слов и тем самым получить недовольных участников, которые из потенциальных клиентов никогда не попадут в разряд постоянных.
Сценарий мероприятия должен быть выучен на зубок, иначе идеальное прохождение всех предыдущих этапов может быть перечеркнуто одним словом. Решить эту задачу поможет наличие грамотного стационарного супервайзера. Супервайзер — это полевой контроль.  Он успеет посетить каждую точку и объективно оценить, а при необходимости и скорректировать, работу промоутеров.

Ошибка 7. Время проведения акции.
При проведении акции необходимо учитывать распорядок дня целевой аудитории. Если акция рассчитана на домохозяек, то особой привязки к времени может и не быть, если акция семейная — то необходимо учитывать время, когда в нужно месте появляются семьями. Также необходимо учитывать сезонность: сани летом мало кто покупает, о санях вспоминают тогда, когда начинает идти снег.

Ошибка 8. Информационный канал между участниками.
Также одной из распространенных ошибок является отсутствие информационного обмена между участниками мероприятия. Проект ведет несколько человек, между которыми обязательно должен быть налажен информационный обмен.  Перед запуском проекта все участники должны знать друг друга и обязательно уведомлены о том, с каким вопросом к кому подходить. Иначе искажение информации может привести к тому, что акция будет проведена для другой организации.

Ошибка 9. Предоставление отчета о проделанной работе.
Собственно все, ради чего мероприятие затевалось — это РЕЗУЛЬТАТ. И очень важно, в каком виде будет рассказано об этом результате. Каждый участник должен составлять отчеты о своем блоке, а ответственный за проект — представить ее в том виде, который удобен для понимания заказчику. Отчет должен быть составлен грамотно, проанализированы недочеты, которые были допущены и приведены цифры. Самое главное, чтобы отчет имел ту форму, которая позволит оценить проделанную работу.

Ошибка 10. Игнорирование опыта коллег.
В высоко конкурентной среде многие акции и мероприятия происходят по схожему сценарию, именно поэтому перед организацией мероприятия важно просмотреть или обратиться к опыту коллег или своему собственному для того, чтобы изначально сгладить острые углы мероприятия и не увеличивать итоговый список типичных ошибок при проведение BTL-акции.

Не всегда возникают ситуации, когда можно оперативно исправить допущенную ошибку. Но не ошибается тот, кто не работает. Если все-таки ошибка была допущена, главное не опускать руки и не сворачивать мероприятие, а использовать негатив в свою пользу и попробовать несколькими следующими действиями спасти ситуацию. Не бойтесь ошибаться, но лучше учитесь на ошибках других.

По материалам advertology.ru